Blog

Przyjęcie towaru do magazynu – schemat – jak wygląda krok po kroku?

September 10, 2021

Procedura przyjęcia towaru do magazynu jest dość długim i kosztownym procesem. Istnieją standardowe procesy magazynowe, które są stałe dla wszystkich magazynów i towarów. Należy jednak zwrócić uwagę, że ilość operacji potrzebna do zatowarowania magazynu zależna jest od rodzaju magazynu oraz ładunku, a także od typu pojazdu, którym towar jest dostarczany. 

Przyjmowanie towarów na magazyn należy do najważniejszych procesów magazynowych. Źle zorganizowany może prowadzić do wielu błędów i problemów, również finansowych. Aby mieć pod kontrolą koszty operacyjne, bardzo ważne jest, aby procedura przyjęcia towaru do magazynu była zrozumiała dla każdego pracownika. Co więcej, niezbędna jest również wiedza o wszystkich zadaniach związanych z zatowarowaniem magazynu, jak i również o technikach, które mogą ulepszyć cały proces. 

Procedura przyjęcia towaru do magazynu

Jedną z najważniejszych procesów magazynowych jest przyjęcie towaru do magazynu. Schemat, opracowany przez firmę może go usprawnić go wydłużyć, dlatego ważne jest, aby był on dobrze zorganizowany i przemyślany. Jednak każda dostawa towaru do magazynu musi przebiegać w pewien określony sposób, niezależnie od rodzaju magazynu czy ładunku. 

Krok 1

Aby składowanie towaru w magazynie przebiegało prawidłowo, w pierwszym kroku należy sprawdzić dokumentację, którą muszą posiadać wszystkie przyjmowane towary. Dla większości z nich są to:

– listy przewozowe
– faktury
– certyfikaty jakości produktów

Pracownik odpowiedzialny za przyjęcie towaru na magazyn musi sprawdzić, czy dane załadowców i odbiorców oraz ilość i rodzaj towaru się zgadzają. Brak dokumentów nie oznacza od razu wstrzymywania dostawy, jednak konieczne jest sporządzenie dodatkowego dokumentu z zestawieniem przyjmowanego towaru, dla którego zabrakło wymaganych dokumentów. Lista powinna wskazywać, który konkretny towar został zaakceptowany, a jakie dokumenty nie zostały dla niego przedstawione. Następnie konieczne jest upewnienie się, że plomby na transporcie i kontenerach nie zostały naruszone. W przypadku stwierdzenia jakichś naruszeń lub odstępstw należy niezwłocznie sporządzić odpowiedni dokument, najlepiej poparty zdjęciami towaru. 

Krok 2

Po dopełnieniu formalności rozpoczyna się bezpośredni rozładunek naczep lub kontenerów. Jeżeli towar przyjeżdża na paletach, rozładunek jest stosunkowo prosty. Magazynier skanuje kod z palety i odkłada ją we wcześniej ustalone miejsce. Inaczej jednak wygląda sytuacja gdy towar przyjeżdża “luzem”. Taki towar należy rozpakować i ułożyć na paletach. Każda z nich musi zostać ofoliowana i oznaczona etykietą, a następnie zeskanowana do systemu.

Procedura przyjęcia towaru do magazynu, który został dostarczony w paczkach, a nie na paletach, zazwyczaj wymaga większego zaangażowania pracowników.  Na tym etapie dokonuje się wizualnej oceny wszystkich materiałów opakowaniowych i towarów. Magazynier, który transportuje towar na właściwe miejsce w magazynie, musi zadbać o to, aby nic nie zostało uszkodzone lub zdeformowane. W przypadku, gdy opakowanie towaru jest wgniecione jest to znak, że załadunek lub transport nie został przeprowadzony prawidłowo. Wszystkie zauważone wady i naruszenia muszą być opisane w specjalnym dokumencie oraz przesłane do klienta wraz ze zdjęciami.

Krok 3

W tym kroku konieczne jest dokładne przeliczenie wszystkich przywiezionych palet lub kartonów. W przypadku, gdy ilość nie pokrywają się z liczbą wskazaną na fakturze, należy zgłosić wszelkie  rozbieżności. Wymaga to sporządzenia odpowiedniego dokument braku lub nadwyżki ładunku. Taki dokument powinien być przesłany do klienta, aby ten jak najszybciej mógł sprawdzić to ze swoim magazynem czy dostawcą, od którego zamawiał towar. 

Każda procedura przyjęcia towaru do magazynu ustalana jest na podstawie zawartych warunków w umowie między kontrahentem a klientem. Poszczególne kroki mogą więc różnić się nieznacznie od tych wymienionych powyżej lub być rozszerzone o dodatkowe czynności, których wymaga klient. Jednak pewne elementy są stałe i niezmienne i muszą zostać spełnione w każdym wypadku. 

Jak zoptymalizować proces przyjęcia towaru do magazynu?

Optymalizacja dostaw produktów jest szczególnie ważna. Jeżeli proces ten pozostanie nieusystematyzowany, może dojść do błędów, które wpłyną na renomę firmy oraz jakość świadczonych przez nią usług. Operacje magazynowe muszą być zorganizowane w taki sposób, aby uniknąć, zatorów i opóźnień. Najważniejsze jest, aby każdą procedurę przyjęcia towaru do magazynu dostosować do konkretnego projektu, oczekiwań i wymagań klienta. Jednak każda operacja musi być  ściśle powiązana z możliwościami jakie daje Twój magazyn. Innymi słowy, dobra procedura to taka, która maksymalizuje wykorzystanie miejsca na magazynie, a także użycie bram i ramp.

Zastanów się również nad możliwościami automatyzacji niektórych zadań związanych z odbiorem towaru. Wszystkie etapy i procedury przyjęcia towaru do magazynu muszą wzajemnie się uzupełniać, ponieważ tylko sprawne działanie zapewnia optymalizację. Dobrej jakości skanery, foliarki i inne narzędzia, a także odpowiedni system WMS mogą znacznie przyspieszyć i usprawnić cały proces. Wysoka wydajność jak i bezpieczeństwo pracy  można osiągnąć dzięki użyciu etykiet logistycznych czy skanerów kodów kreskowych. Użycie technologii znacznie poprawia wydajność magazynu, usprawnia obieg informacji oraz pozwala lepiej zorganizować pozostałe procesy magazynowe.

POPULARNE ARTYKUŁY
Umowa najmu magazynu – co powinna zawierać – na co zwrócić uwagę?

September 22, 2021

5 sposobów jak obniżyć koszty magazynowania

September 17, 2021

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich wykorzystywanie. Więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności.